DZIAŁAMY ETYCZNIE I ROZWIJAMY SYSTEM COMPLIANCE

Grupa Agora dba o najwyższe standardy etyczne w firmie, a także działalność zgodnie z prawem, wewnętrznymi regulacjami oraz zewnętrznymi kodeksami, które zostały przyjęte przez Agorę S.A. i poszczególne spółki. Niedozwolone są wszelkie działania, które mogą być odczytane jako godzące w firmę i jej dobre imię, w tym: korupcja, oferowanie oraz przyjmowanie korzyści i prezentów oraz wszelkie nadużycia.

KLUCZOWE OBSZARY WPŁYWU SPOŁECZNEGO GRUPY AGORA W ASPEKCIE ETYKI I PRZECIWDZIAŁANIA NADUŻYCIOM W OPARCIU O CELE ZRÓWNOWAŻONEGO ROZWOJU TO:

CEL 8. Wzrost gospodarczy i godna praca

• Rozwijanie współpracy z podmiotami, które przestrzegają prawa oraz zachowują należytą staranność w przestrzeganiu standardów branżowych oraz praw człowieka
• Rozwijanie i prowadzenie dotychczasowej działalności oparciu o standardy odpowiedzialnego biznesu

CEL 16. Pokój, sprawiedliwość i silne instytucje

• Skutecznie działający system etyki i compliance zapewniający sprawne przeciwdziałanie wszelkim formom nadużyć
• Przeciwdziałanie korupcji i łapówkarstwu oraz zachowanie należytej staranności w ramach współpracy z otoczeniem
• System zgłaszania i monitorowania nadużyć, ochrona sygnalistów

W 2018 r. w Agorze S.A. wdrożony został kompleksowy system etyki, w tym „Kodeks etyki” oraz procedura zgłaszania nieprawidłowości. W ramach tych działań przeprowadzony został audyt etyczny, a także wprowadzono poufny systemu zgłoszeń nieprawidłowości oraz funkcję compliance officera. W 2019 r. miały miejsce: analiza luki w systemie zarządzania zgodnością, opracowanie rekomendacji i wskazanie propozycji dalszych kroków oraz rozpoczęcie prac nad kompleksowym systemem compliance w Grupie Agora.

System etyki w Agorze składa się z: kodeksu etyki, wewnętrznych polityk i regulaminów, zewnętrznych kodeksów branżowych, stanowiska compliance officera oraz systemu zgłaszania nieprawidłowości. Dla efektywności tego systemu istotne są także komunikacja i edukacja pracowników.

„Kodeks etyki Agory” to dokument wewnętrzny, skierowany do wszystkich pracowników i współpracowników Spółki, który podsumowuje dotychczasowe wewnętrzne i zewnętrzne regulacje w zakresie etyki i przeciwdziałania nadużyciom, a przede wszystkim wskazuje, jakie postawy i zasady postępowania są w Agorze oczekiwane, a jakie firma uznaje za błędne lub niedopuszczalne.

Ten zbiór wskazówek i wartości jest wyrazem odpowiedzialnego i transparentnego podejścia w następujących obszarach, będących jednocześnie tytułami rozdziałów „Kodeksu etyki”: 

• RÓŻNORODNE MIEJSCE PRACY – określa główne zasady w miejscu pracy: współpracę, równe traktowanie wszystkich pracowników i współpracowników oraz szacunek wobec siebie nawzajem;
• UCZCIWOŚĆ WOBEC OTOCZENIA – mówi o uczciwych relacjach z otoczeniem i wysokich standardach etycznych wobec klientów, dostawców i kontrahentów;
• PRZEJRZYSTE ZASADY WSPÓŁPRACY – jest związany z transparentnością w miejscu pracy, m.in. w relacjach z partnerami biznesowymi, dostawcami i kontrahentami, a także porusza temat pracy w Agorze w kontekście innych aktywności zawodowych i politycznych;
• ZGODNOŚĆ Z PRAWEM I PRZECIWDZIAŁANIE KORUPCJI – wskazuje metody przeciwdziałania wszelkim nadużyciom i korupcji w firmie;
• DBAŁOŚĆ O DOBRE IMIĘ AGORY – podsumowuje zasady komunikacji i prezentacji informacji o firmie oraz dbania o jej reputację;
• BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI – dotyczy ochrony informacji poufnych i tajemnicy przedsiębiorstwa oraz ochrony danych osobowych.

„Kodeks etyki Agory” obowiązuje każdego z pracowników, współpracowników i członków kadry zarządzającej Agory S.A., bez względu na pełnioną w firmie funkcję czy zajmowane stanowisko.

W „Kodeksie etyki Agory” znajdują się zasady, jakimi powinni kierować się pracownicy i współpracownicy w relacjach ze wszystkimi interesariuszami; zestawienie najważniejszych dokumentów, które zawierają szczegółowe regulacje dotyczące konkretnych tematów; schemat zgłaszania nieprawidłowości w Agorze wraz z danymi kontaktowymi do osób, które mogą pomóc we wszelkich tematach związanych z etyką, a także podpowiedzi, które mogą pomóc ocenić zgodność decyzji z zasadami i wartościami firmy oraz słownik z najważniejszymi definicjami.

Zarząd Agory S.A. zarekomendował wszystkim spółkom wchodzącym w skład Grupy Agora przyjęcie „Kodeksu etyki”.

W Agorze działa poufny system zgłaszania nieprawidłowości. Jego zasady zostały opisane w dwóch wewnętrznych procedurach: „Procedurze zgłaszania nieprawidłowości w Agorze S.A.” oraz „Procedurze rozpatrywania zgłoszeń”. Wskazano w nich, że każde zgłoszenie jest poufne, a osoby zgłaszające (sygnaliści) są objęci szczególną ochroną, jak również to, że każde zgłoszenie jest ważne i zostanie rozpatrzone, zaś odpowiedź na nie zostanie przedstawiona tak szybko, jak tylko będzie to możliwe. Jednak w przypadku spraw wymagających szczególnego traktowania i rozpatrzenia termin ten może wynieść 30 dni lub dłużej.

W ramach systemu zgłaszania nieprawidłowości funkcjonują wewnętrzne i zewnętrzne kanały, które służą do przekazywania wątpliwości, zadawania pytań lub zgłaszania nieprawidłowości przez pracowników i współpracowników.

W Agorze obecnie dostępne są następujące kanały zgłaszania nieprawidłowości:

• wewnętrzne – z zachowaniem poufności:
  • kontakt z pełnomocnikiem ds. przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi (e-mail)
  • kontakt z compliance officerem (e-mail etyka[@]agora.pl, telefon lub kontakt osobisty)
• zewnętrzne – z zachowaniem poufności i anonimowości – Linia Etyki:
  • kontakt z zewnętrzną firmą ekspercką Linia Etyki (platforma internetowa, e-mail, infolinia czynna w godz. 7:00-18:00)

Każde zgłoszenie, pytanie czy sugestia, przekazane za pomocą portalu, e-maila lub infolinii do Linii Etyki trafia do doradców merytorycznych, którzy pozostają w kontakcie z sygnalistą. System pozwala na zachowanie anonimowości, korespondencja jest szyfrowana, a dostęp do niej mają tylko doradcy Linii Etyki. Dane mogą zostać przekazane compliance officerowi Agory po wyrażeniu wyraźnej zgody przez zgłaszającego. Linia Etyki wspiera również Agorę w rozwiązywaniu spraw.

w tym

W 2019 r. w ramach Linii Etyki wpłynęło 12 zgłoszeń, większość z nich, czyli 9 to sugestie, zaś 3 to nieprawidłowości. Część z nich spowodowała wprowadzenie nowych rozwiązań, część zbadania sprawy oraz rozpatrzenia zgłoszenia pod kątem możliwej nieprawidłowości, część zaś była pytaniami, na które udzielono odpowiedzi. Jednocześnie zgłoszenia i pytania trafiały bezpośrednio do compliance officera Agory, jak również do Pełnomocnik ds. przeciwdziałania dyskryminacji i mobbingowi (5 zgłoszeń). Zgłoszenia te zostały opisane w części raportu dotyczącej miejsca pracy i praw człowieka. W 2019 r. było to 5 spraw dotyczących relacji w miejscu pracy.

W 2019 r. w Agorze rozpoczęły się prace nad budową systemu compliance.

Jednym z podjętych działań było przeprowadzenie analizy luki w systemie zarządzania zgodnością oraz opracowanie rekomendacji w zakresie modelu systemu zapewnienia zgodności (compliance) w Grupie Agora.

Projekt obejmował zagadnienia związane ze zgodnością regulacyjną (wynikającą z obowiązków prawnych), jak również zgodnością dobrowolną (dobrymi praktykami i standardami branżowymi). W toku prac przeprowadzono analizę kluczowych obszarów działalności pod kątem ryzyka braku zgodności, przegląd aktualnego stanu procedur i regulaminów wewnętrznych, identyfikację luki, czyli porównanie obecnego stanu z wymogami prawnymi i dobrymi praktykami rynkowymi, oraz opracowanie rekomendacji. W prace zaangażowany był międzydziałowy zespół ds. compliance (dział prawny, compliance officer, dział komunikacji korporacyjnej, zarząd) oraz przedstawiciele poszczególnych spółek Grupy Agora.

W 2019 r. rozpoczęto pracę związane z opracowywaniem i wprowadzeniem systemu compliance do Grupy Agory oraz wskazano na następujące priorytety: wprowadzenie „Polityki otrzymywania i wręczania upominków i innych korzyści w Agorze S.A.", szkolenia związane z procedurą na wypadek kontroli/przeszukania, wdrożenie „Procedury AML”, wprowadzenie konsoli compliance oraz opracowanie systemu komunikacji w zakresie projektów compliance.

W 2020 r. planowane są dalsze prace nad systemem compliance w Agorze, który tworzą:

• Regulacje wewnętrzne (Kodeks Etyki, Polityka Compliance, wewnętrzne procedury i instrukcje)
• Compliance officer oraz zespół ds. compliance
• Cykliczna ocena ryzyka braku zgodności oraz ocena i aktualizacja wdrożonego systemu compliance
• System informowania i rozpatrywania informacji o możliwych nadużyciach i nieprawidłowościach
• Karta Ryzyk Compliance, czyli monitoring zgodności działalności w kluczowych obszarach biznesowych
• Szkolenia i komunikacja

PROCEDURA PRZECIWDZIAŁANIA PRANIU PIENIĘDZY ORAZ FINANSOWANIU TERRORYZMU W AGORZE S.A.

W 2019 r. Zarząd przyjął „Procedurę przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu w Agora Agorze S.A.”, która ma na celu określenie zasad i trybu postępowania Agora w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu finansowania terroryzmu. W ten sposób Agora realizuje obowiązki wynikające z przepisów prawa. Procedura obowiązuje wszystkich uczestniczących w wykonywaniu czynności związanych z usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych dla klientów. Stosowanie procedury jest obowiązkowe i ma zastosowanie do relacji z wszystkimi klientami. Każdy pracownik i współpracownik ma obowiązek zapoznania się z Procedurą. W tym temacie prowadzone były spotkania i szkolenia dla zespołu Agory.

W Grupie Agora powstał również dokument, który opisuje zasady corporate governance w Agorze i większościowych spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością należących do grupy kapitałowej Agory S.A. (w których Agora posiada bezpośrednio albo za pośrednictwem innej spółki ponad 50% udziałów w kapitale zakładowym). „Zasady ładu korporacyjnego w Grupie Agora” skierowane zostały do członków Zarządu Agory, dyrektorów segmentów biznesowych Agory S.A. oraz członków Zarządu, Rady Nadzorczej, Zgromadzenia Wspólników poszczególnych spółek większościowych, a także prawników grupy kapitałowej.

Celem dokumentu było przedstawienie:

• podstawowych i wybranych zagadnień związanych z funkcjonowaniem w Grupie Agora
• zasad postępowania z informacjami mogącymi stanowić informacje poufne
• zasad funkcjonowania Zarządu, Rady Nadzorczej oraz Zgromadzenia Wspólników
• uprawnień oraz zadań, a także odpowiedzialności członków organów spółek
• wzorów podstawowych dokumentów korporacyjnych.

Priorytetem firmy jest działanie zgodnie z prawem i należytą starannością oraz zapobieganie sytuacjom, które mogłyby doprowadzić do korupcji, łapownictwa oraz nadużyć. W „Kodeksie etyki” opisane zostały główne zasady dotyczące tej sfery.

Następnie rozpoczął się proces przygotowania systemu compliance w Grupie Agora, który ma wprowadzić w tym zasady wynikające ze „Standardów rekomendowanych dla systemu zarządzania zgodnością w zakresie przeciwdziałania korupcji oraz systemu ochrony sygnalistów w spółkach notowanych na rynkach organizowanych przez Giełdę Papierów Wartościowych w Warszawie S.A.”.

W 2019 r. miał miejsce incydent, w ramach którego jeden z byłych pracowników Agory przekroczył swoje uprawnienia i m.in. mógł uzyskać dostęp do danych osobowych współpracowników. W wyniku procedury wyjaśniającej przeprowadzona została analiza ryzyka, a następnie odbyło się spotkanie dla ewentualnych osób zagrożonych taką sytuacją oraz wprowadzono działania zaradcze.

W 2018 r. nie stwierdzono sytuacji związanych z korupcją i nadużyciem.

W przypadku Grupy Agora kwestie z zakresu etyki reklamy związane są zarówno z rolą Spółki jako reklamodawcy, jak również jako wydawcy mediów. Kwestie te mają ogromne znaczenie dla całej działalności.